Från regelverk till verklighet
Liksom för alla företag som berörs av EUDR har förberedelserna för oss på ABENA inneburit ett omfattande arbete för att säkerställa att vi kommer leva upp till kraven. EUDR innebär nämligen nya krav på spårbarhet, dokumentation och kontroll i leverantörskedjan för de produkter som berörs, men här är många verksamheter fortfarande osäkra på hur kraven ska omsättas i praktiken. På ABENA arbetar vi sedan flera år nära tillsammans med Envima AB för att säkerställa att vi lever upp till de krav och regelverk som ställs inom miljö- och hållbarhetsområdet. För att tillsammans ge vägledning har ABENA och Envima tillsammans sammanfattat några av de vanligaste frågorna, utmaningarna och lärdomarna från arbetet med EUDR. Amelie Thelander, miljöjurist på Envima, delar även med sig av sina fem bästa tips för att arbeta effektivt med EUDR.
Osäkert läge – när ska man agera?
Osäkerheten kring EUDR har präglat många företags arbete under de senaste åren. Enligt Amelie Thelander, miljöjurist på Envima, är det en av de främsta anledningarna till att många verksamheter ännu inte kommit så långt som de önskat. ”Det har funnits en stor osäkerhet och många företag har hittills valt att avvakta, eftersom de inte velat investera för mycket i förberedelser som senare skulle visa sig vara onödiga. Samtidigt kan det innebära en risk. EUDR handlar inte bara om nya rapporteringskrav, utan kan också påverka inköpsprocesser, leverantörsrelationer och interna arbetssätt.”
Hon menar samtidigt att den största utmaningen för många företag inte längre handlar om att förstå regelverket, utan om att veta hur arbetet ska omsättas i praktiken: ”Att påbörja arbetet är dock inte nödvändigtvis detsamma som att veta var man ska börja. För många företag är det främst EUDR:s krav på spårbarhet och informationsinhämtning som innebär nya utmaningar. Att få fram rätt information kan vara både tidskrävande och komplext, men det skapar också möjligheter att få bättre kontroll över både inköp och produktflöden.”
Återkommande utmaningar
En av de utmaningar som Envima oftast stöter på i dialogen med företag handlar om informationsinsamling från leverantörer. Amelie fortsätter: ”Alla leverantörer har inte rutiner för att lämna den detaljerade information som EUDR kräver, exempelvis exakt geolokalisering av en viss råvara eller produkt. I andra fall uteblir återkopplingen helt. När informationen väl börjar komma in uppstår nästa utmaning: att hantera stora mängder data på ett strukturerat och effektivt sätt. Många företag saknar i dag uppbyggda system och rutiner för att samla in, kvalitetssäkra och följa upp informationen över tid.”
Samtidigt kan EUDR bli en katalysator för att skapa bättre ordning och kontroll i leverantörskedjan. När företag behöver kartlägga varifrån råvaror och produkter kommer får de också möjlighet att få en bättre överblick över sina inköps- och leverantörsflöden. Det kan i sin tur bidra till förbättrade inköpsprocesser, tydligare ansvarsfördelning och en mer strukturerad leverantörsuppföljning. Hos oss på ABENA har arbetet med EUDR tydliggjort vikten av strukturerade processer för informationsinsamling och leverantörsdialog.
Vikten av spårbarhet och dokumentation
För att lyckas krävs dock att företagen får kontroll över den information som ligger till grund för spårbarheten. Det räcker inte längre att veta vem den egna leverantören är eller från vilket land en produkt kommer. Relevant information behöver kunna kopplas till rätt produkt och följas genom hela den relevanta leverantörskedjan.
För företag med många produkter och leverantörer kan det innebära stora mängder information som behöver samlas in, struktureras och kvalitetssäkras. Detta ställer i sin tur krav på de interna processerna. Företagen behöver identifiera vilka produkter och flöden som omfattas, tydliggöra ansvar och etablera fungerande rutiner för att samla in, dokumentera och följa upp information över tid.
I vårt gemensamma arbete med EUDR ser vi fortfarande flera återkommande frågor från företag: Vilka produkter omfattas? Vilken information behöver begäras från leverantörerna? Och den kanske största utmaningen, vad gör man när informationen inte går att få fram? För många verksamheter handlar EUDR därför inte längre främst om att förstå regelverket, utan om att omsätta kraven i fungerande processer och säkerställa att rätt information finns på rätt plats.
Både Envimas rådgivningsarbete och ABENAs praktiska arbete med implementering visar att många organisationer brottas med liknande frågor kring spårbarhet, dokumentation och leverantörsdialog. Med utgångspunkt i dessa erfarenheter delar Envima fem konkreta rekommendationer för att komma vidare i arbetet.
Envimas 5 bästa tips för att arbeta effektivt med EUDR:
- Börja i tid!
Även om vägen varit vinglig pekar allt på att det är GO time i december. Det är därför viktigt att kavla upp ärmarna och säkerställa att arbetet sätts i gång.
- Kartlägg leverantörskedjan
Det räcker inte att ha koll på vem ni köper ifrån, ni måste kunna spåra kedjan. Vänta inte med detta tills alla interna processer är klara, leverantörer kan i sin tur behöva tid för att samla uppgifter och återkomma
. - Genomför en GAP-analys
Kartlägg vilken information ni redan har, vad som krävs och var gapen finns. Systematiken hjälper er att prioritera där det behövs utan att ni behöver försöka lösa allt på en gång.
- Bygg en process, inte ett engångsprojekt
Det handlar inte om att bara samla information, utan att bygga system som även kan nyttjas till bolagens fördel. Satsa på att bygga robusta system som i stället kan nyttjas som en affärsmöjlighet.
- Använd EUDR som en möjlighet att få bättre kontroll
EUDR ska inte ses som ytterligare ett regelkrav. Arbetet möjliggör en tydligare kontroll över inköps- och leverantörsflöden, men kan även användas för att synliggöra sårbarhet i diverse flöden. Se därför EUDR som ett tillfälle för att få ordning på leverantörskedjan, inte bara som ännu en compliance fråga.
EUDR innebär nya krav, men också möjligheter att skapa bättre kontroll över verksamheten. För många företag är utmaningen inte längre att förstå regelverket, utan att omsätta kraven i praktiken. Genom att börja i tid, skapa överblick och etablera tydliga arbetssätt går det att lägga grunden för ett långsiktigt och strukturerat arbete.
"Företag som kommer igång tidigt ger sig själva bättre förutsättningar att möta kraven på ett strukturerat sätt. För många handlar det inte om att göra allt på en gång, utan om att ta första steget och börja bygga upp arbetssätt och rutiner", avslutar Amelie Thelander.
Vi på ABENA har samlat all vår information kring EUDR här.